Thủ tục xuất khẩu hàng đi Châu Âu: Hồ sơ và quy trình mới nhất 2026

Đưa hàng hóa từ Việt Nam vào thị trường Liên minh châu Âu (EU) đòi hỏi doanh nghiệp chuẩn bị đầy đủ chứng từ và tuân thủ các quy định liên quan. Để thực hiện thủ tục xuất khẩu hàng đi Châu Âu đúng quy trình, doanh nghiệp cần xác định chính xác mã HS, kiểm tra tiêu chuẩn sản phẩm, hoàn thiện hồ sơ hải quan và tìm hiểu các điều kiện nhập khẩu tại thị trường đích.

Bên cạnh quy định xuất khẩu tại Việt Nam, mỗi nhóm hàng có thể phải đáp ứng yêu cầu riêng về an toàn, nhãn mác, truy xuất nguồn gốc và xuất xứ hàng hóa. Bài viết dưới đây tổng hợp những điều kiện quan trọng, bộ chứng từ cần thiết và các bước triển khai xuất khẩu sang EU trong năm 2026.

1. Những điều kiện doanh nghiệp cần đáp ứng khi xuất khẩu hàng đi Châu Âu

Trước khi làm thủ tục xuất khẩu hàng đi Châu Âu, doanh nghiệp nên rà soát đồng thời quy định hải quan, chính sách quản lý hàng hóa và tiêu chuẩn của thị trường nhập khẩu. Việc kiểm tra từ sớm giúp hạn chế tình trạng thiếu chứng từ, hàng hóa không đáp ứng yêu cầu hoặc phát sinh chi phí trong quá trình giao nhận.

1.1. Xác định mã HS và kiểm tra quy định nhập khẩu

Mã HS là căn cứ quan trọng để xác định chính sách quản lý hàng hóa, thuế suất và các yêu cầu liên quan đến xuất nhập khẩu. Doanh nghiệp cần phân loại hàng hóa chính xác, đồng thời đối chiếu quy định áp dụng tại Việt Nam và quốc gia EU nơi hàng được nhập khẩu.

Một số nội dung cần lưu ý gồm:

• Mã EORI: Đây là mã đăng ký và định danh doanh nghiệp được sử dụng trong các thủ tục hải quan tại EU. Doanh nghiệp nhập khẩu hoặc chủ thể liên quan cần kiểm tra nghĩa vụ đăng ký EORI theo trường hợp cụ thể.
• Phân loại mã HS: Cần căn cứ vào đặc tính, thành phần, công dụng và cấu tạo của sản phẩm để xác định mã phù hợp, tránh khai báo sai dẫn đến điều chỉnh hồ sơ hoặc phát sinh thuế.
• Thuế nhập khẩu và EVFTA: Sau khi xác định mã HS, doanh nghiệp có thể tra cứu mức thuế áp dụng và khả năng hưởng ưu đãi theo Hiệp định Thương mại tự do Việt Nam – EU (EVFTA), với điều kiện đáp ứng đầy đủ quy tắc xuất xứ.
• Quy định tại thị trường đích: Ngoài quy định chung của EU, một số mặt hàng có thể chịu yêu cầu bổ sung theo quốc gia thành viên hoặc cơ chế quản lý chuyên ngành.

Doanh nghiệp nên thống nhất với đối tác nhập khẩu về trách nhiệm thực hiện thủ tục, nghĩa vụ thuế và các chứng từ cần cung cấp trước khi chốt phương án giao hàng.

1.2. Kiểm tra tiêu chuẩn kỹ thuật và yêu cầu truy xuất nguồn gốc

Hàng hóa lưu hành tại EU phải tuân thủ các quy định tương ứng với từng nhóm sản phẩm. Vì vậy, doanh nghiệp cần xác định tiêu chuẩn áp dụng ngay trong giai đoạn chuẩn bị hàng, thay vì chờ đến khi hàng cập cảng mới hoàn thiện hồ sơ.

Các nhóm yêu cầu thường gặp bao gồm:

• An toàn và tiêu chuẩn kỹ thuật: Máy móc, thiết bị điện tử, đồ chơi và một số sản phẩm khác có thể thuộc diện phải đáp ứng yêu cầu đánh dấu CE trước khi được đưa ra thị trường EU. Việc đánh dấu CE chỉ áp dụng với những nhóm hàng thuộc phạm vi quy định tương ứng.
• Quản lý hóa chất và môi trường: Doanh nghiệp cần kiểm tra khả năng áp dụng của REACH đối với hóa chất, vật liệu và sản phẩm liên quan; đồng thời rà soát RoHS đối với thiết bị điện, điện tử thuộc phạm vi điều chỉnh.
• Thực phẩm, nông sản và lâm sản: Tùy loại hàng, doanh nghiệp có thể phải cung cấp hồ sơ an toàn thực phẩm, kiểm dịch, kết quả kiểm nghiệm, chứng nhận hữu cơ hoặc tài liệu đáp ứng các tiêu chuẩn như HACCP, GlobalG.A.P, Organic EU và FSC khi phù hợp.
• Truy xuất nguồn gốc: Với những mặt hàng thuộc phạm vi Quy định chống phá rừng của EU (EUDR), chẳng hạn cà phê, cao su, cacao, gỗ, đậu nành và dầu cọ, doanh nghiệp cần xác định nghĩa vụ áp dụng và chuẩn bị dữ liệu liên quan đến nguồn gốc, khu vực sản xuất theo quy định.

Việc chủ động trao đổi với người mua về tiêu chuẩn kỹ thuật, hồ sơ chứng nhận và yêu cầu ghi nhãn sẽ giúp doanh nghiệp xác định đúng chi phí cũng như thời gian chuẩn bị trước khi xuất hàng.

2. Hồ sơ, chứng từ cần chuẩn bị khi xuất khẩu hàng sang Châu Âu

Thành phần hồ sơ làm thủ tục xuất khẩu hàng hóa được xác định dựa trên đặc điểm hàng hóa, phương thức vận chuyển, điều kiện giao dịch và yêu cầu của bên nhập khẩu. Nhìn chung, doanh nghiệp cần chuẩn bị ba nhóm chứng từ chính dưới đây.

2.1. Chứng từ thương mại và vận chuyển

Đây là nhóm tài liệu phục vụ giao dịch giữa người bán và người mua, khai báo hải quan và tổ chức vận chuyển hàng hóa.

Thông tin giữa các chứng từ cần thống nhất, đặc biệt là tên hàng, số lượng, trọng lượng, giá trị và thông tin người gửi, người nhận. Nếu có sai lệch, doanh nghiệp nên xử lý trước khi hoàn tất thủ tục để tránh ảnh hưởng đến tiến độ thông quan và giao hàng.

2.2. Chứng từ chứng minh xuất xứ hàng hóa

Chứng từ xuất xứ có vai trò quan trọng khi doanh nghiệp muốn đề nghị áp dụng thuế nhập khẩu ưu đãi theo EVFTA. Tuy nhiên, việc hưởng ưu đãi không chỉ phụ thuộc vào chứng từ được cung cấp mà còn phải đáp ứng quy tắc xuất xứ và các điều kiện liên quan của hiệp định.

Bộ hồ sơ có thể bao gồm:

• C/O mẫu EUR.1: Giấy chứng nhận xuất xứ được sử dụng trong cơ chế chứng nhận xuất xứ theo EVFTA khi đáp ứng các điều kiện áp dụng.
• Chứng nhận hoặc khai báo xuất xứ: Tùy trường hợp, doanh nghiệp có thể sử dụng hình thức chứng minh xuất xứ khác được EVFTA cho phép, căn cứ vào trị giá lô hàng, tư cách chủ thể và quy định hiện hành.
• Hồ sơ chứng minh nguồn gốc: Bao gồm thông tin nguyên liệu, nhà cung cấp, quy trình sản xuất và các tài liệu liên quan để chứng minh hàng hóa đáp ứng quy tắc xuất xứ khi được yêu cầu.

Doanh nghiệp nên xác định hình thức chứng minh xuất xứ phù hợp trước khi giao hàng, đồng thời lưu trữ hồ sơ để phục vụ việc kiểm tra sau cấp hoặc xác minh xuất xứ nếu phát sinh.

2.3. Chứng từ chuyên ngành và giấy tờ bổ sung

Không phải lô hàng nào cũng cần toàn bộ chứng từ chuyên ngành. Danh mục hồ sơ cần thiết phụ thuộc vào mặt hàng, quy định quản lý và thỏa thuận giữa các bên.

Một số giấy tờ có thể phát sinh gồm:

• Chứng từ bảo hiểm hàng hóa: Chuẩn bị khi điều kiện giao hàng hoặc thỏa thuận thương mại yêu cầu bên xuất khẩu mua bảo hiểm.
• Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật: Áp dụng đối với các loại thực vật, nông sản và sản phẩm có nguồn gốc thực vật thuộc diện kiểm dịch.
• Giấy chứng nhận hun trùng: Có thể được yêu cầu đối với một số loại bao bì, pallet hoặc vật liệu đóng gói bằng gỗ tùy quy định và thị trường nhập khẩu.
• Chứng nhận chất lượng và kết quả kiểm nghiệm: Có thể gồm CQ, hồ sơ kỹ thuật, kết quả thử nghiệm hoặc tài liệu chất lượng theo yêu cầu của người mua và quy định liên quan.
• Tài liệu kỹ thuật chuyên ngành: Chẳng hạn hồ sơ CE, MSDS hoặc các giấy tờ khác tùy đặc điểm sản phẩm.

Trước khi đóng hàng, doanh nghiệp nên lập danh sách chứng từ theo từng lô để kiểm tra tình trạng hoàn thiện, thời hạn hiệu lực và sự thống nhất giữa các tài liệu.

3. Quy trình thực hiện thủ tục xuất khẩu hàng đi Châu Âu năm 2026

Quy trình xuất khẩu sang EU có thể thay đổi theo loại hàng, phương thức vận tải và yêu cầu của đối tác. Dưới đây là sáu bước cơ bản doanh nghiệp có thể tham khảo để tổ chức thực hiện.

Bước 1: Xác định thông tin hàng hóa và thống nhất điều kiện giao dịch

Trước tiên, doanh nghiệp cần thống nhất với người mua về chủng loại hàng, số lượng, đơn giá, phương thức thanh toán và điều kiện giao hàng theo Incoterms như EXW, FOB hoặc CIF.

Trên cơ sở thông tin sản phẩm, doanh nghiệp xác định mã HS, rà soát chính sách mặt hàng và kiểm tra các yêu cầu về giấy phép, kiểm tra chuyên ngành nếu có. Đồng thời, cần làm rõ trách nhiệm của từng bên đối với vận chuyển, bảo hiểm, thuế và thủ tục tại nước nhập khẩu.

Các tài liệu ban đầu thường gồm hợp đồng thương mại hoặc đơn đặt hàng, hóa đơn thương mại và phiếu đóng gói.

Bước 2: Rà soát tiêu chuẩn, nhãn hàng hóa và điều kiện nhập khẩu

Sau khi xác định đặc điểm lô hàng, doanh nghiệp cần đối chiếu các quy định liên quan tại thị trường EU. Những yêu cầu cần kiểm tra có thể bao gồm tiêu chuẩn kỹ thuật, an toàn sản phẩm, thành phần hóa chất, kiểm dịch và chứng nhận chất lượng.

Tùy nhóm hàng, doanh nghiệp có thể phải chuẩn bị tài liệu liên quan đến CE, REACH, RoHS hoặc chứng nhận hữu cơ. Bên cạnh đó, cần xác minh quy định về nhãn hàng hóa, ngôn ngữ thể hiện, thông tin truy xuất và chủ thể chịu trách nhiệm tại EU nếu thuộc trường hợp áp dụng.

Việc hoàn thiện các yêu cầu này trước khi xuất hàng giúp giảm nguy cơ bị giữ hàng, yêu cầu bổ sung tài liệu hoặc không được phép lưu hành tại thị trường nhập khẩu.

Bước 3: Hoàn thành thủ tục chuyên ngành và chứng minh xuất xứ

Với hàng hóa thuộc diện quản lý chuyên ngành, doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục cấp phép, kiểm dịch hoặc kiểm tra theo quy định trước khi đưa hàng ra khỏi Việt Nam.

Nếu lô hàng đáp ứng quy tắc xuất xứ EVFTA, doanh nghiệp cần lựa chọn hình thức chứng minh xuất xứ phù hợp để người mua có cơ sở đề nghị hưởng ưu đãi thuế quan. Tùy trường hợp, hồ sơ có thể sử dụng C/O mẫu EUR.1 hoặc hình thức chứng nhận, khai báo xuất xứ được hiệp định cho phép.

>>> Doanh nghiệp có thể tham khảo thêm bài viết Cách kê khai mẫu C/O form EUR.1 chi tiết nhất để tìm hiểu cách kê khai và chuẩn bị chứng từ liên quan.

Lưu ý về các quy định mới trong năm 2026: Doanh nghiệp cần phân biệt hàng hóa xuất khẩu thương mại thông thường với hàng nhập khẩu theo hình thức bán từ xa có giá trị thấp vào EU. Theo lộ trình được nêu trong các quy định liên quan, từ ngày 1/7/2026, hàng nhập khẩu thuộc diện bán từ xa có giá trị không quá 150 EUR áp dụng mức thuế hải quan tạm thời 3 EUR; từ ngày 1/11/2026, các lô hàng thuộc phạm vi áp dụng phải khai mã PID. Trước khi triển khai, doanh nghiệp nên xác minh phạm vi hàng hóa, cách tính thuế và yêu cầu khai báo theo hướng dẫn chính thức tại thời điểm xuất hàng.

Bước 4: Sắp xếp vận chuyển và đóng gói hàng hóa

Khi hồ sơ và điều kiện xuất khẩu đã được rà soát, doanh nghiệp tiến hành đặt chỗ vận chuyển với hãng tàu, hãng hàng không hoặc đơn vị giao nhận phù hợp với lịch giao hàng.

Hàng hóa cần được đóng gói theo đặc tính sản phẩm và phương thức vận tải nhằm hạn chế hư hỏng trong quá trình xếp dỡ, trung chuyển. Nhãn hàng, ký mã hiệu, số kiện và thông tin người nhận cần được kiểm tra để bảo đảm thống nhất với bộ chứng từ.

Trường hợp điều kiện giao hàng yêu cầu bên xuất khẩu mua bảo hiểm, doanh nghiệp cần hoàn tất hợp đồng bảo hiểm và lưu giữ chứng từ liên quan trước khi giao hàng.

Bước 5: Khai báo hải quan xuất khẩu tại Việt Nam

Doanh nghiệp hoặc đại lý hải quan được ủy quyền thực hiện khai báo trên hệ thống VNACCS/VCIS theo quy định. Thông tin trên tờ khai phải phù hợp với chứng từ thương mại, thông tin hàng hóa và chính sách quản lý tương ứng.

Sau khi tiếp nhận tờ khai, cơ quan hải quan thực hiện phân luồng theo quy định. Tùy kết quả, lô hàng có thể được xử lý theo hồ sơ khai báo hoặc phải kiểm tra chứng từ, kiểm tra thực tế hàng hóa.

Thời gian thông quan phụ thuộc vào tính chất lô hàng, mức độ đầy đủ của hồ sơ và kết quả kiểm tra. Vì vậy, doanh nghiệp nên chủ động chuẩn bị chứng từ, phối hợp với đơn vị khai thuê hải quan và xử lý kịp thời các yêu cầu bổ sung.

Bước 6: Bàn giao hàng và hoàn thiện bộ chứng từ xuất khẩu

Sau khi hoàn tất thủ tục hải quan, doanh nghiệp bàn giao hàng cho đơn vị vận chuyển theo lịch đã thống nhất. Khi nhận vận đơn, cần kiểm tra kỹ thông tin người gửi, người nhận, mô tả hàng hóa và các dữ liệu liên quan đến lô hàng.

Tiếp đó, doanh nghiệp gửi cho đối tác nhập khẩu bộ chứng từ theo hợp đồng, thường bao gồm Commercial Invoice, Packing List, B/L hoặc AWB, chứng từ xuất xứ và hồ sơ chuyên ngành nếu có.

Cuối cùng, doanh nghiệp lưu trữ hồ sơ xuất khẩu, đối chiếu nghĩa vụ thanh toán và theo dõi tình trạng giao hàng để xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình vận chuyển quốc tế.

4. Trường Thành Logistics hỗ trợ xuất khẩu hàng đi Châu Âu

Với hơn 13 năm hoạt động trong lĩnh vực logistics quốc tế, Trường Thành Logistics cung cấp giải pháp hỗ trợ doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ và tổ chức vận chuyển hàng hóa sang thị trường châu Âu. Đội ngũ hơn 100 nhân sự có chuyên môn về xuất nhập khẩu đồng hành cùng khách hàng trong các công đoạn cần thiết của lô hàng.

Các dịch vụ hỗ trợ bao gồm:

• Tư vấn chính sách mặt hàng: Hỗ trợ rà soát mã HS, điều kiện xuất khẩu và yêu cầu quản lý chuyên ngành theo từng loại hàng.
• Hỗ trợ hồ sơ xuất xứ: Tư vấn chứng từ C/O, quy tắc xuất xứ và điều kiện liên quan đến ưu đãi thuế quan EVFTA.
• Dịch vụ hải quan: Hỗ trợ chuẩn bị chứng từ, thực hiện khai báo và theo dõi tiến độ xử lý hồ sơ.
• Kết nối vận chuyển hàng hóa quốc tế: Kết nối phương án vận tải phù hợp, phối hợp giao nhận và theo dõi hành trình hàng hóa đến thị trường đích.

Tùy vào đặc điểm lô hàng và nhu cầu thực tế, doanh nghiệp có thể trao đổi với Trường Thành Logistics để được rà soát các hạng mục cần chuẩn bị, xác định phương án vận chuyển và dự kiến những chi phí liên quan trước khi triển khai.

Để hoàn thành thủ tục xuất khẩu hàng đi Châu Âu, doanh nghiệp cần phối hợp nhiều công đoạn, từ xác định mã HS, rà soát điều kiện nhập khẩu, chuẩn bị chứng từ thương mại đến chứng minh xuất xứ, khai báo hải quan và tổ chức vận chuyển. Mỗi nhóm hàng có thể chịu những yêu cầu riêng, do đó việc kiểm tra quy định ngay từ đầu là cơ sở quan trọng để hạn chế sai sót và kiểm soát tiến độ giao hàng.

Nếu doanh nghiệp đang có kế hoạch xuất khẩu sang EU, hãy cung cấp thông tin về mặt hàng, số lượng và thị trường đích để Trường Thành Logistics cùng rà soát hồ sơ, tư vấn phương án vận chuyển và hỗ trợ các thủ tục cần thiết.

Trường Thành Logistics - Chuyên nghiệp, tận tâm

Hotline: 0915 36 38 39

Trụ sở: Tầng 5, Tháp A, tòa nhà Sông Đà, Phạm Hùng, P.Từ Liêm, Hà Nội.

Email: sale@truongthanhjsc.com / info@truongthanhlogistics.com

Website: https://truongthanhlogistics.com

CHI NHÁNH HẢI PHÒNG 

Địa chỉ: Phòng C103, Tòa nhà TTC, 630 Lê Thánh Tông, Hải An, Hải Phòng

CHI NHÁNH ĐÀ NẴNG 

Địa chỉ: 126 Châu Thị Vĩnh Tế, Phường Ngũ Hành Sơn, Thành phố Đà Nẵng

CHI NHÁNH HỒ CHÍ MINH 

Địa chỉ: Phòng 41 tầng 4 tòa nhà Casanova số 85 Nguyễn Sơn, Phường Phú Thạnh, Hồ Chí Minh

Fanpage: TRƯỜNG THÀNH LOGISTICS